Управління Головдержслужби в Луганській області

1.1. Ця Настанова з якості Головного управління державної служби України (далі – Настанова) є основним документом системи управління якістю центрального апарату та територіальних органів Головного управління державної служби України (далі – Головдержслужба).

1.2. Настанову розроблено відповідно до вимог системи управління якістю ДСТУ ISO 9001-2001 та Положення про Головне управління державної служби України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2007 року № 1180.

1.3. Сфера застосування системи управління якістю поширюється на надання послуг центральним апаратом та територіальними органами Головдержслужби.

1.4. Виконання вимог Настанови є обов’язковим для всіх структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби.

2. Загальні положення

2.1. Головдержслужба є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується та координується Кабінетом Міністрів України через Міністра Кабінету Міністрів України, що забезпечує проведення єдиної державної політики у сфері державної служби та функціональне управління державною службою.

2.2. Інститут державної служби України започатковано з прийняттям Закону України „Про державну службу”, який набрав чинності 1 січня 1994 року. Закон регулює суспільні відносини, які охоплюють діяльність держави по створенню правових, організаційних, економічних, соціальних умов для реалізації громадянами України права на державну службу, визначає загальні засади діяльності та статус державних службовців.

Державна служба – це інститут, що забезпечує стабільність конституційного устрою та надає державному управлінню організованості, компетентності і професіоналізму. В системі владних відносин вона виступає одним із головних чинників формування цивілізованої демократичної державності, об'єднання зусиль гілок влади, створення кадрового потенціалу професіоналів для роботи в органах державного управління.

Державні службовці покликані професійно виконувати практичні завдання щодо забезпечення соціально-політичних і правових передумов відносин громадян з державними інститутами.

Для проведення єдиної державної політики та функціонального управління державною службою в 1994 році було утворено Головдержслужбу.

2.3. Головдержслужба здійснює свої повноваження на основі та на виконання Конституції і законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України.

2.4. Юридична адреса – 01034, м. Київ, вул. Прорізна, 15.

Телефон приймальні 279-05-29,
загального відділу 279-57-90.

Факс – 279-05-29.

Електронна пошта – infau@guds.gov.ua

Веб-сайт – www.guds.gov.ua

3. Відомості про Настанову

3.1. Порядок перегляду та актуалізації Настанови

Ця Настанова підлягає перегляду не менше разу на рік у рамках загального аналізу системи управління якістю Головдержслужби.

Зміни в Настанову вносяться при появі необхідності.

Пропозиції щодо внесення змін у Настанову готують керівники зацікавлених структурних підрозділів та територіальних органів Головдержслужби.

Настанова і зміни до неї затверджується в установленому порядку наказом Головдержслужби.

3.2. Встановлення статусу і регулювання розповсюдження

Настанова не містить конфіденційної інформації, вільний доступ до неї мають усі співробітники Головдержслужби, громадяни та зовнішні організації.

Доступ до актуального тексту Настанови здійснюється через внутрішній та зовнішній веб-сайти Головдержслужби.

Інформація про внесення змін до Настанови доводиться до відома співробітників через внутрішній веб-сайт.

Оригінал Настанови та змін до неї знаходяться у відділі організації документообігу.

4. Політика Головдержслужби України

Політика Головдержслужби щорічно переглядається та затверджується наказом Головдержслужби.

5. Моніторинг реалізації Політики Головдержслужби

Моніторинг реалізації Головдержслужбою Політики та завдань, визначених Положенням про Головдержслужбу, здійснюється за показниками, які затверджуються наказом Головдержслужби. Для кожного з цих показників щорічно визначаються кількісні цілі.

6. Структура Головдержслужби

Структура, штатний розпис Головдержслужби, розподіл обов’язків між Начальником, першими заступниками та заступниками Начальника Головдержслужби та посадові обов’язки працівників Головдержслужби затверджуються відповідно до Регламенту роботи Головдержслужби України та її територіальних органів.

7. Послуги, що надаються Головдержслужбою

7.1. Перелік послуг, що надаються Головдержслужбою та її територіальними органами наведено в таблиці 1:

Таблиця 1.

№ п/п	Послуга	Участь територіальних органів	Категорії споживачів				№ методики процесу, відповідно до п. 8 цієї Настанови
№ п/п	Послуга	Участь територіальних органів	Громадяни та організації в т.ч. державні службовці	Органи місцевого самоврядування	Органи державної влади	Державні органи, які мають право давати доручення Головдержслужбі, звертатися із запитами та зверненнями	№ методики процесу, відповідно до п. 8 цієї Настанови
1.	Надання відповідей на звернення громадян, листи організацій та установ в межах компетенції Головдержслужби.	+	+				19
2.	Проведення службових розслідувань.	+	+				29
3.	Надання допомоги у вирішенні питань щодо поліпшення житлових умов державних службовців.	+	+				18
4.	Нагородження відомчими заохочувальними відзнаками державних службовців.		+				17
5.	Надання консультацій та довідок щодо локальних версій системи “Картка” органам державної влади.	+			+		26
6.	Консультативне та методичне забезпечення проходження державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.	+	+	+	+	+	15,23, 36
7.	Організація видання та поширення „Вісника державної служби України”.	+	+	+	+	+	28
8.	Організація підготовки магістрів за спеціальністю „Державна служба”.	+	+	+	+	+	24
9.	Створення умов для перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців і посадових осіб органів місцевого самоврядування.	+	+	+	+	+	25
10.	Організація проведення семінарів, „круглих столів”, конференцій та інших комунікативних заходів з питань державної служби.	+	+	+	+	+	4 та Порядок проведення комунікативних заходів (наказ від 16.02.07 № 53)
11.	Проведення перевірок щодо дотримання законодавства про державну службу, про боротьбу з корупцією, а також фактів порушення етики поведінки державних службовців.	+	+	+	+	+	30
12.	Формування та ведення реєстру посад державних службовців і надання необхідної інформації з реєстру.				+	+	26
13.	Формування та ведення переліку державних органів, посади керівників і спеціалістів яких віднесені до категорій посад державних службовців, та інформації про правову основу їх організації і розвитку.	+			+	+	27
14.	Попередній розгляд та підготовка висновків щодо призначення на посади та звільнення з посад окремих категорій державних службовців.				+	+	35
15.	Підготовка звітів, аналітичних та інформаційних довідок.	+			+	+	1, 14,31
16.	Підготовка аналітичних та інформаційних довідок щодо підвищення ефективності державної служби, включаючи підготовку пропозицій для Кабінету Міністрів України щодо підвищення ефективності діяльності органів виконавчої влади за результатами їх функціонального обстеження.	+			+	+	23
17.	Погодження присвоєння рангів.				+	+	33
18.	Погодження продовження терміну перебування на державній службі.	+			+	+	34
19.	Формування та ведення центральної бази даних державних службовців І – VII категорії і надання інформації з неї.	+			+	+	26
20.	Розробка та участь у розробці нормативно-правових актів з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування .	+			+	+	22
21.	Внесення пропозицій і розробка проектів нормативних актів з питань державної служби.	+				+	22
22.	Організація роботи Координаційної ради з питань державної служби участь.					+	16
23.	Організація роботи щодо формування кадрового резерву на керівні посади державних службовців.					+	15
24.	Аналізування вікового складу державних службовців, яких призначає на посади та звільняє з посад Президент України або Кабінет Міністрів України та підготовка інформації за підсумками аналізую					+	37
25.	Проведення обов’язкових спеціальних перевірок стосовно відомостей, що подають кандидати на зайняття посад державних службовців, призначення на які здійснює Президент України або Кабінет Міністрів України.					+	32
26.	Надання відповідей на запити та звернення депутатів.	+				+	20
27.	Підготовка експертних висновків до законопроектів, що розглядаються Верховною Радою України, та їх супровід.					+	21

8. Структура процесів системи управління якістю Головдержслужби

8.1. Всі процеси системи управління якістю Головдержслужби задокументовані. Методики процесів введені в дію наказом Головдержслужби
від 06.07.05 № 167 (із змінами). У подальшому затвердження методик процесів та внесення до них змін здійснюється у порядку, передбаченому пунктом 9 цієї Настанови

Вимоги щодо:

- управління документацією та записами наведені в Інструкції з діловодства;

- управління невідповідними послугами наведені в Інструкції управління невідповідними послугами;

- здійснення коригувальних та запобіжних дій наведені в методиці процесу „Моніторинг діяльності та удосконалення”;

- проведення внутрішніх аудитів наведені в методиці процесу „Моніторинг діяльності та удосконалення”.

Реєстр розробленої документації системи управління якістю Головдержслужби наведений в додатку 1.

8.2. Входи, виходи та кількісні цілі по показникам процесів наведені у відповідних методиках процесів.

8.3. Перелік процесів системи управління якістю центрального апарату Головдержслужби України та її територіальних органів наведений у таблиці 3.

Таблиця 3.

№	Процес	Пункти стандарту ДСТУ ISO 9001-2001 стандарту	Відповідальні за процес
№	Процес	Пункти стандарту ДСТУ ISO 9001-2001 стандарту	в централь-ному апараті ГУДС	в територіа-льному органі
Загальні процеси
1.	Стратегічний аналіз і планування	5; 7.1; 7.2; 8.2.1	Начальник ГУДС	Начальник
2.	Моніторинг діяльності та удосконалення	8.1; 8.2.2; 8.2.3; 8.4; 8.5	- ” -	Заступник начальника управління
3.	Впровадження нових послуг	7.3	- ” -	-
4.	Консультації з громадськістю	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	Заступник начальника управління
5.	Інформування громадськості	- ” -	- ” -	- ” -
6.	Управління персоналом Головдержслужби та її територіальних підрозділів	6.2; 7.4	- ” -	Начальник управління
7.	Управління фінансовими ресурсами	5.1(д); 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.5; 8.3	- ” -	- ” -
8.	Міжнародне співробітництво	6.2.2(б,в,д);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує УАПСРДС	- ” -
9.	Управління інфраструктурою	6.3 (а.в); 6.4, 7.4, 7.6	Перший заступник Начальника ГУДС	Заступник начальника управління
10.	Вивчення очікувань споживачів	5.2; 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.5; 8.2.1; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує УАПСРДС	- ” -
11.	Супроводження веб-сайтів і надання інформації з них	5.3.3; 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.5; 8.3	- ” -	- ” -
12.	Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі	6.3(б); 7.1; 7.2; 7.4; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3;; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	- ” -
13.	Координація діяльності територіальних органів Головдержслужби	6.2;7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує ДПДО	-
Процеси надання послуг
14.	Виконання актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, Головдержслужби України	5.5.3; 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Начальник ГУДС	Начальник управління
15.	Методичне керівництво роботою з кадровим резервом на посади державних службовців	6.2; 6.2.2(а, г), 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	Заступник начальника управління
16.	Організація роботи Координаційної ради з питань державної служби при Президентові України	5.5.3; 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	-
17.	Встановлення відомчих заохочувальних відзнак та вирішення питання про нагородження ними державних службовців	6.2.2(г);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	-
18.	Участь у вирішенні питань щодо поліпшення житлових умов державних службовців	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.4; 7.5.3; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Перший заступник Начальника ГУДС	Начальник управління
19.	Розгляд звернень громадян, листів установ та організацій з питань проходження державної служби та служби в органах місцевого самоврядування	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4;7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує ЮУ	Начальник управління
20.	Розгляд депутатських запитів та звернень	- ” -	- ” -	- ” -
21.	Підготовка експертних висновків до законопроектів, що розглядаються Верховною Радою України, та їх супровід	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	-
22.	Розробка та участь у розробці нормативно-правових актів з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	-”-
23.	Підготовка пропозицій для органів державної влади щодо підвищення ефективності державної служби	5.5.3; 7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує УОПНДС	- ” -
24.	Організація підготовки магістрів за спеціальністю „Державна служба”	6.2.2(б,в,д);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	Заступник начальника управління
25.	Створення умов для перепідготовки та підвищення кваліфікації державних службовців	6.2.2(б,в,д);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	Начальник управління
26.	Ведення комп'ютерного обліку даних про державних службовців першої – сьомої категорій	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує УАПСРДС	Заступник начальника управління
27.	Формування та ведення Переліку державних органів, установ та організацій, посади керівних працівників та спеціалістів яких віднесені до категорій посад державних службовців, та реєстру посад державних службовців	- „ -	Заступник Начальника ГУДС, що координує УАПСРДС	-”-
28.	Організація видання та поширення „Вісника державної служби України”	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує УОПНДС	Заступник начальника управління
29.	Проведення службових розслідувань та участь в проведені службових розслідувань	7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує КІУ	Начальник управління
30.	Проведення перевірок	- ” -	- ” -	- ” -
31.	Узагальнення звітності з питань додержання вимог законодавства про боротьбу з корупцією	- ” -	- ” -	-
32.	Проведення обов’язкових спецперевірок	- ” -	- ” -	-
33.	Внесення пропозицій щодо присвоєння рангів державним службовцям	6.2.2(а);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	Заступник Начальника ГУДС, що координує ДПДО	-
34.	Погодження продовження терміну перебування на державній службі	6.2.2(а);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	Начальник управління
35.	Попередній розгляд та підготовка висновків щодо призначення на посади та звільнення з посад окремих категорій державних службовців	6.2.2(а);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	-
36.	Методичне керівництво атестацією та щорічною оцінкою діяльності державних службовців	6.2.2(а,д);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	- ” -
37.	Аналіз вікового складу державних службовців, яких призначає на посади та звільняє з посад Президент України або Кабінет Міністрів України	6.2.2(а);7.1; 7.2; 7.5.1; 7.5.2; 7.5.3; 7.5.4; 7.5.5; 8.2.4; 8.3	- ” -	-

До всіх процесів застосовуються вимоги розділів стандарту ДСТУ ISO 9001:2001 : 4.1, 4.2, 8.2.3.

8.4. Структура процесів системи управління якістю зображена на схемі.

9. Порядок підготовки методики процесу у Головдержслужбі України

Методика процесу Головдержслужби України готується в одному примірнику структурним підрозділом, відповідальним за даний процес, в межах його компетенції.

Методику процесу підписує керівник структурного підрозділу, відповідальний за процес, візує – керівник секретаріату Комісії з питань системи управління якістю, заступник Начальника Головдержслужби відповідно до розподілу обов’язків, головний уповноважений з питань системи управління якістю.

Затверджує методику процесу Начальник Головдержслужби.

Оригінал методики процесу разом із електронною версією у дводенний термін передається у секретаріат Комісії з питань системи управління якістю для зберігання, розміщення на внутрішньому та зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України та відповідної відмітки у методиці процесу, що втратила чинність.

Внесення змін до методики процесу здійснюється відповідним структурним підрозділом Головдержслужби, відповідальним за процес. При будь-якій зміні до методики процесу затверджується її нова редакція згідно з встановленим вище порядком.

Керівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за підготовку методик, їх виконання, вчасне внесення змін і доповнень, передачу їх до секретаріату Комісії з питань системи управління якістю для зберігання та розміщення на внутрішньому та зовнішньому веб-сайтах Головдержслужби України.

10. Терміни, визначення і скорочення

10.1. У цій Настанові використані терміни і визначення, наведені в Законі України “Про державну службу” від 16 грудня 1993 року № 3723-ХІІ, Законі України „Про службу в органах місцевого самоврядування” від 7 червня
2001 року № 2493-ІІІ та в стандарті ДСТУ ISO 9001-2001.

10.2. Крім цього, в Настанові використовуються такі терміни і скорочення:

ЗУ - Закон України

ПУ - Президент України

ВРУ - Верховна Рада України

КМУ - Кабінет Міністрів України

ГУДС - Головне управління державної служби України

ОВВ - органи виконавчої влади

ДС - державна служба

УОАЗРК – управління організаційно-аналітичного забезпечення роботи керівника та кадрової роботи

ЮУ – юридичне управління

УОР – управління організаційної роботи, документообігу та контролю

ДПДО – департамент персоналу державних органів та місцевого самоврядування

УОПНДС – управління організації професійного навчання державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування

УАПСРДС – управління аналізу політики і стратегії розвитку державної служби

КІУ – контрольно-інспекційне управління

УС – управління справами

ТО – територіальний орган Головдержслужби

Керівник секретаріату Комісії

з питань системи управління

якістю Головдержслужби С. Яременко

Додаток 1

Реєстр
розробленої документації системи управління якістю Головдержслужби

1. Політика Головдержслужби.

2. Показники реалізації Політики Головдержслужби та схема їх моніторингу.

3. Настанова з якості Головного управління державної служби України.

4. Методики процесів:

Стратегічний аналіз і планування
Моніторинг діяльності та удосконалення
Впровадження нових послуг
Консультації з громадськістю
Інформування громадськості
Управління персоналом Головдержслужби
Управління фінансовими ресурсами
Міжнародне співробітництво
Управління інфраструктурою
Вивчення очікувань споживачів
Супроводження веб-сайтів і надання інформації з них
Управління інформаційними ресурсами, засобами їх зберігання та передачі
Координація діяльності територіальних органів Головдержслужби
Виконання актів і доручень Президента України і Кабінету Міністрів України
Методичне керівництво роботою з кадровим резервом на посади державних службовців та організація роботи Комісії з питань кадрового резерву
Організація роботи Координаційної ради з питань державної служби при Президентові України
Встановлення відомчих заохочувальних відзнак та вирішення питання про нагородження ними державних службовців
Участь у вирішенні питань щодо поліпшення житлових умов державних службовців
Розгляд звернень громадян, листів установ та організацій з питань проходження державної служби та служби в органах місцевого самоврядування.
Розгляд депутатських запитів та звернень
Підготовка експертних висновків до законопроектів, що розглядаються Верховною Радою України, та їх супровід
Розробка та участь у розробці нормативно-правових актів з питань державної служби та служби в органах місцевого самоврядування
Підготовка пропозицій для органів державної влади щодо підвищення ефективності державної служби
Організація підготовки магістрів за спеціальністю „Державна служба”
Створення умов для перепідготовки тапідвищення кваліфікації державних службовців
Ведення комп'ютерного обліку даних про державних службовців першої – третьої категорій
Формування та ведення Переліку державних органів, установ та організацій, посади керівних працівників та спеціалістів яких віднесені до категорій посад державних службовців, та реєстру посад державних службовців
Організація видання та поширення „Вісника державної служби”
Проведення службових розслідувань
Проведення перевірок
Узагальнення звітності з питань додержання вимог законодавства про боротьбу з корупцією
Проведення обов’язкових спецперевірок
Внесення пропозицій щодо присвоєння рангів державним службовцям
Погодження продовження терміну перебування на державній службі
Попередній розгляд та підготовка висновків щодо призначення на посади та звільнення з посад окремих категорій державних службовців
Методичне керівництво атестацією та щорічною оцінкою діяльності державних службовців
Аналіз вікового складу державних службовців, яких призначає на посади та звільняє з посад Президент України або Кабінет Міністрів України